Pingpongmeccs a világgal

Willin-Tóth Kornélia interjúja Zelkával és Miklóssal a halogatásról

Igencsak fejlesztésre szorul a hazai munkakultúra, ami a jó időbeosztás elkészítéséhez szükséges összefüggések ismeretét illeti. Rontja a helyzetet az is, hogy naponta sok olyan inger ér bennünket, amelyek azt bizonyítják: az emberek nem tudnak vagy nem akarnak egymás keze alá dolgozni.

Anita hetente kétszer táncóráról érkezik reggel dolgozni. Három év alatt egyszer sem fordult elő vele, hogy a határidő lejárta után adta le a munkáját, vagy elkésett egy értekezletről. Legkésőbb hatkor hazaindul, és havonta csak egyszer-kétszer kell otthon is elővennie este a céges laptopját. Szerinte azt, hogy megtanult ilyen jól gazdálkodni az idejével, az egyetemi éveknek köszönheti: két, ráadásul más városban található intézménybe járt párhuzamosan.– Minden szemeszterben úgy kellett kombinálnom, hogy ne csak az órákon legyek ott, hanem fussa az időmből átérni a másik egyetemre is. A vizsgaidőszakokban pedig be kellett tartanom az előre elkészített tervet a felkészülésben, másképp nem sikerült volna – emlékszik, hozzátéve: ezt az akkor megtanult rutint alkalmazza most a munkahelyén is.Eközben szobatársa, Katalin sokszor úgy érzi, összecsapnak a hullámok a feje felett. Gyakran kér haladékot a felettesétől, és barátai rendszeresen szóvá teszik: egy-egy e-mailjükre csak hetek múltán válaszol.

– Az időhöz és a pénzhez való viszonyunk személyiségfüggő. Aktuális élethelyzetünkön, lelkiállapotunkon is múlik, mekkora rendet vagyunk képesek tartani a napi feladatok között – magyarázza Szirmay Ágnes munkapszichológus, klinikai szakpszichológus. A legtöbben ma már nem a természet ciklusaihoz igazodó tevékenységet végeznek. De nemcsak például a mezőgazdasági munkákkal járó, éven belüli kiszámíthatóság tűnt el, de a mobiltelefonok, az internet korában a nappal és az éjszaka, a munka és a szabadidő sem különül el élesen.

– Nem véletlen, hogy egyre több harmincas-negyvenes néhány év pörgés után a korábbinál alacsonyabb fizetésért kisebb céghez távozik, szabadúszó lesz vagy vidékre költözik. Azt mondják: normális, családbarát ritmusra vágynak. Magyarországon azonban főként az egzisztenciális bizonytalanság miatt ezt lényegesen kevesebben engedhetik meg maguknak mint Nyugat- vagy Észak-Európában – mondja Szirmay Ágnes. Hozzáteszi: a hazai munkakultúra jócskán fejlesztésre szorul, ami a felelősségtudatot, a jó időbeosztás elkészítéséhez szükséges összefüggések ismeretét illeti. Aki nem látja át, hogy az általa végzett feladatoknak milyen szerepe van a vállalati láncolatban, sodródni fog, és képtelen lesz felállítani a megfelelő rangsort a teendői között. –Gyakrabban kellene megállni, és végiggondolni, hogy annak, amit épp csinál az ember, mi a jelentősége, és mi lehet a hatása rövid, közép- és akár hosszú távon. Az előregondolkodás, az önreflexió hiánya, az érzelmi kidolgozatlanság, a vezetők gyakran rossz döntéshozatali gyakorlata fejlődésellenességet, szemellenzős gondolkodást hoz létre a munkahelyen, ami önmagáért való pörgésbe hajszolja a munkatársakat, és egyáltalán nem motivál – véli a szakember. Az ilyen döntéshozatali folyamatok jellemzője, hogy a valós teljesítménybeli érdek valamilyen más, személyes érdek alá rendelődik.

Sok múlik az olyan apróságnak tűnő dolgokon is, hogy egyegy rendszeresen túlórázó kollégát látva felettese elgondolkodik-e: vajon túl sok a teendője, vagy az illető alkalmatlan a rábízott feladatra.

A kötelességtudatnak nem lenne szabad nyomasztó érzésekkelpárosulni.A teljesítményigény jó esetben öröm, hívja fel a figyelmet a pszichológus. Aki viszont például krónikusan az utolsó pillanatra hagyja a feladatait, érdemes végiggondolnia, miért fél befejezni valamit, kiadni azt a kezéből, és vállalni érte a felelősséget.

–Bár vannak trükkök a helyes napi időbeosztás elkészítésére, ez tulajdonképpen tüneti kezelés. Az alapokat kell megerősíteni: egy stabil, kiforrott személyiség, aki tisztában van a céljaival, a magánéleti és munkahelyi prioritásokkal, ritkán csúszik ki a határidőkből, még ha nagyon szoros is az időbeosztása – állítja Szirmay Ágnes.

Baktay Zelka pszichológus szerint nem feltétlenül negatív jelenség az utolsó pillanatra halogatás. – Majd a félelem összerántja – mondjuk. Nem csak a stresszről van azonban szó, amit egy közelgő leadási határidő vagy értekezlet jelent. Az ember agya folyamatosan számon tartja a rá váró feladatokat, és felkészül a teendőkre. Akkor is, amikor éppen valami teljesen mással foglalkozunk. Az, hogy valaki képes-e profitálni abból, hogy szinte mindent az utolsó pillanatra hagy, azon dől el: ösztönző vagy bénító szorongásként éli-e meg a felkészülés időszakát –mutat rá a pszichológus. Olyan ez, mint a jó és a rossz vizsgázó az egyetemen: a jó vizsgázó a kulcspillanatban képes koncentrálni, hatalmas energiákat mozgósítani, és esetleg olyan információkat is előhoz a tudatából, amiket korábban csak fél füllel hallott, míg mások leblokkolnak a tanár előtt, és még az sem jut eszükbe, amit egyébként biztosan tudnak.

– Az időmenedzsmentre nagy kudarcok szocializálnak. A gyermekkori frusztráló várakozások tanítanak minket arra, hogy eltötyörögjük a határidőig hátralévő feladatokat. Néhány éve egy anyuka mesélte, hogy a kisfia egész héten várta a magát vasárnap délután 3-ra ígérő nagymamát, aki végül két órát késett. Egy gyerek, aki számára csak a jelen létezik, ezt szenvedésként éli meg, mert kiszolgáltatott helyzetben van. A személyiségfejlődés egyik lépcsője, hogy felismerjük: van beleszólásunk abba, hogy valami bekövetkezik-e, és mikor. Egy határidő nem tőlünk függetlenül közelgő esemény. Felkészülhetünk rá, és akár a tervezettnél gyorsabban elvégezhetjük a munkát – anélkül, hogy ennek terhe nyomasztóan hatna ránk – véli Baktay Miklós pszichológus.

Szerinte napi teendőinket érdemes úgy felfogni, mint egy pingpongmeccset. Azt a labdát, amit könnyen, gyorsan vissza tudunk adni, üssük vissza azonnal, a lepotyogókat pedig szedjük össze később. – Azt tennénk jól, ha a legkönnyebbnek ítélt dologhoz látnánk neki, aztán a fennmaradók közt is megkeresnénk a legkönnyebbet, és így tovább – javasolja. Hogy kinek mi az egyszerű feladat, szubjektív –a személyiségtől, életkortól, és a munkatapasztalattól is függ.

– Gyakori hiba az időbeosztás tervezésekor, hogy nem számolunk azzal: minden bonyolultabb feladat felkészülést igényel. Egy számítógép működéséhez hasonlóan be kell töltődnie bizonyos programoknak a fejünkben, a szükséges papíroknak, eszközöknek kéznél kell lenni, és rá kell hangolódnunk a munkára – mondja Baktay Miklós, aki szerint nálunk az együttműködésre való hajlandóság alacsony, ezért sokan azt érzik: árral szemben úsznak, amikor pontosan, precízen akarnak dolgozni. A buszok, vonatok késnek vagy hamarabb jönnek, az orvosnál, hivatali ügyintézéskor gyakran az előre egyeztetett időpont ellenére órákat kell várni, a főnök késik az értekezletről.

– Naponta ezer inger ér bennünket, amik azt bizonyítják, hogy az emberek nem tudnak vagy nem akarnak egymás keze alá dolgozni, és ez nagyon is hat az időbeosztással kapcsolatos attitűdünkre. Pedig a pontosság a királyok udvariassága. Aki igazán magabiztos, nem azzal próbálja bizonyítani saját fontosságát, szakmai kvalitásait, hogy az utolsó pillanatban érkezik egy megbeszélésre vagy elkésik –állítja a pszichológus.

Joó Zsuzsanna karrier-tanácsadó szerint nem könnyíti a helyzetet az sem, hogy a cégeknél a pótolhatatlan tapasztalattal, végzettséggel rendelkezők kivételével szinte mindig az embert igazítják a munkamenynyiséghez és nem fordítva. Ráadásul jellemző, hogy az időbeosztást kicentizik, így nagyon nehéz kivédeni azt a stresszt, amit a napirend felborulása –egy reggeli dugó, váratlan vállalati esemény – okoz. Nem bevett szokás az sem, hogy ha pluszfeladatok merülnek fel, a kollégák jelezzék a vezetőknek: természetesen elvégzik, ám ez csak valaminek a rovására fog menni.

– Miközben az internet és a mobiltelefon könnyíti a munkát, egy-egy e-mail, hívás rendkívül zavaró, amikor az ember éppen elmélyedt a feladatában, ezért érdemes meghatározni olyan időszakokat a nap folyamán, amikor a lehetőségekhez mérten minél inkább kizárjuk a külső ingereket. Különbséget kell tenni aközött, ami fontos és ami sürgős. Általában az utóbbival foglalkozunk, pedig az előbbi az igazán lényeges. Egy-egy szétcsúszott projekt, be nem tartott határidő után érdemes leülni és akár csapatszinten átbeszélni, hol és miért borult fel az ütemterv, hogy legközelebb elkerülhető legyen a hiba. Ezt a – magyarokra egyáltalán nem jellemző – módszert a sikerek után is hasznos alkalmazni – tanácsolja. Bár Joó Zsuzsanna szerint a rangsorolás stratégiai képesség és hosszabb munkatapasztalat, a folyamatok megértése és jól megfogalmazott vezetői utasítások is kellenek hozzá, számos olyan technika létezik, ami segítheti a mindennapi boldogulást a munkahelyen. Érdemes minden napra meghatározni egy fő feladatot, és lehetőség szerint nem hétfő reggel, hanem még pénteken, a munkaidő végén megtervezni a következő hetet. – Fontos, hogy ne csak a vállalati teendőkkel, hanem a szabadidőnkkel, azaz a sporttal vagy szórakozással töltött órákkal is kalkuláljunk, így nem kell azt éreznünk: csak a munkáról szól az élet – teszi hozzá.

Munkahelyi időmenedzsmentünk javításáért önképzéssel is sokat tehetünk – és ez korántsem csak a tréningeken, tanfolyamokon való részvételt jelenti. A könyvesboltok polcai között is érdemes böngészni: a szakemberek különösen ajánlják pél dául Csíkszentmihályi Mihály Flow –Az áramlat című művét, de elgondolkodtató Timothy Ferris 4 órás munkahét című könyve is. Tucatnyi hazai és külföldi szerző tollából született az elmúlt években mérvadó szakirodalom e témában.

Hasznos élettani információ, hogy az ember szellemi és testi teljesítőképessége 10 és 11, valamint 16 és 17 óra között van a csúcson, ezért a legnehezebb munkákat ekkorra érdemes időzíteni. Dél körül a vérnyomás csökken, az anyagcsere lassul, a fáradtság pedig 13 és 14 óra között tetőzik.

A hazavitt feladatoknak este 8 és 9 körül érdemes nekilátni, ekkor ugyanis kiválóan műkö dik például a hosszú távú emlékezet.

Meg kell próbálni védekezni az időrablók ellen is. Ebbe a kategóriába tartoznak a telefonok, a váratlan látogatók, a hosszúra nyúlt, ám eredményhez nem vezető tárgyalások, az egymással párhuzamosan, de pontos ütemterv, cél nélkül megkezdett feladatok, a káosz az íróasztalon, az iratok átláthatatlan rendszerben történő tárolása, az információ hiány, a félreérthető kommunikáció és a határozott igent vagy nemet mondani képtelen kollégák, vezetők.

Mindenkinek a saját személyiségéhez leginkább passzoló technikákat, trükköket kell azonban kimazsoláznia ezek közül: a krónikus késők pár perccel előreállíthatják például az óráikat, aki pedig hajlamos elúszni napközben, annak érdemes szinte percre pontos időtervet összeállítania.

Támpontok a tízparancsolatban

Az időmenedzsment tízparancsolata közé tartozik, hogy tervezni csak a rendelkezésre álló idő 60–80 százalékát betáblázva, írásban (határidőnaplóban, mobiltelefon segítségével vagy internetes felületen) kell, a feladatok között rangsort felállítva. A szünetek a köz hiedelemmel ellentétben nem rontják, hanem javítják a hatékonyságot, hiszen kipihenten könnyebb megbirkózni a nehéz ségekkel. Minden olyan feladatot, ami nem tartozik az ember munkaköréhez vagy ellátására van alkalmasabb személy, lehetőség szerint delegálni kell.

A kapzsiság rendszertana

Az ördög három aranyhajszála

FONTOS! Ez a cikk Az ördög három aranyhajszála című Grimm mesére támaszkodik, ezért kérjük, először ismerkedjen meg a történettel, vagy hallgassa újra!

Az ördög három aranyhajszála pszichológiai szempontból egy teleologikus rendszerszemléletű mese.
Amikor a fiú az ördöghöz igyekezvén szembesül az apadó kút, a kiszáradó fa és a szerencsétlen révész problémájával, magabiztosan vágja rá:
– Majd megtudjátok, csak várjatok, amíg visszajövök.
És pontosan ezt tesszük a terápia során, amikor pozitív jövőkép kialakítását segítjük elő. És íme, mintha csak a rendszerszemléletű pszichológia ortodox forgatókönyvét követné a mese. A három kérdést úgy illeszti a három hajszál kihúzásához, hogy azok rendszeregészt alkotnak.
Az ördögöt felriad, amikor öreganyja kihúzza egy hajaszálát. Szerencsére azonban az öregasszony mindjárt készen áll egy kérdéssel, amit álom-történetnek álcázva ad elő. Miért apad a kút? Miért szárad ki a fa? Az ördög gyanút fogna, ha öreganyja csak úgy kihúzná egy hajaszálát, vagy ha kútról, fáról, révészről faggatná. Így azonban, a rendszer egészében egyik feladat teszi lehetővé a másik elvégzését. A rendszerelemek szinergikus hatással vannak egymásra.
Ezzel ellentétes folyamat, amit a király él meg és ami tragédiájához vezet. Képtelen úgy gondolkodni, mint a fiú, képtelen úgy szervezni az életét. És bizony mi magunk is többnyire a királyhoz hasonlítunk, mint a mesebeli fiúhoz.

– Balázsra azonnal rájön a hasmenés, amint hazaér – panaszolja Csenge, a felesége – kiül a budiba az újsággal és fél órát dekkol a bűzben. Pedig már alig várom. Nagyon hosszú a nap egy kétéves kislánnyal és egy négyéves fiúval. Nemhogy fél órát, de egy percet sem tudok nyugodtan eltölteni a vécén.
– Látom beállni a kocsit, egy kicsit megkönnyebbülök, hogy na, végre, megjött, pedig tudom, hogy még legalább egy fél órát ott marad a garázsban – meséli sírva Dóra – elszív néhány cigit és sörözik hozzá. Alex azt mondja, kell az idő az átállásra. Pedig ezek az esti órák a legnehezebbek a kicsivel.
– Tamás szinte átgázol a lakáson, amikor hazaér – búsul Juli – rohan a konyhába és főzi magának a rizsikéjét, mert az csak úgy jó, ahogy ő főzi. A munkahelyén nem is ebédel, arra hivatkozik, nagyon éhes, mire hazaér. Már régen lemondtam arról, hogy hazajön az uram. Egy zabaállat érkezik meg. Aztán még büfög kettőt és lehuppan a tévé elé.
Balázs egy multi n-1 vezetője, azaz közvetlenül a vezérigazgató alatti szinten dolgozik. Alex úszómedencéket épít, Tamás pedig vasúti raktáros. Az, hogy ennyire hasonló a viselkedésük, nyilvánvalóan neveltetésüktől és képzettségüktől független, hasonló élethelyzetükből, körülményeikből adódik. Abból, hogy két gyökeresen különböző gondolkodásmód, szemlélet és életérzés között kell ingázniuk. Ahogy Alex meg is fogalmazta: kell az idő az átállásra.
– Ilyen sok idő? Fél óra? – kérdez vissza döbbenten Dóra.
A válasz még jobban elkeseríti. Legalább 50 percre van szükség. Többek között ezért is tart ötven percig egy ülés a pszichoanalitikusnál. A kliens és a terapeuta egyaránt bennmarad saját gondolati paradigmájában.
Esetenként, ideig-óráig ezzel a felmentéssel oldjuk a családot szétvető feszültséget. Olyasmiket is javaslunk, hogy az apuka munkából hazamenet hallgasson felvételeket, a gyerek hangját, vagy kedvenc meséjét, esetleg ő maga gondolja ki, hogyan adhatja elő az otthoniak számára is érthetően aznapját.

Az ötletszerű tüneti kezelés azonban csak ideig-óráig oldja az antagonisztikus ellentmondást, amely a család altruizmusra, empátiára és kooperációra épülő rendszere, valamint a család megélhetését biztosító rendszer versengése, harca és öntörvénye között feszül.

Alex tragikus helyzetére már négyéves kisfia is ráérzett. Amikor hazaérve azt kezdte mesélni Dórának, mi történt aznap, hogyan sikerült megvezetnie az egyik tartozásban álló alvállalkozót, a kis Dávid rákérdezett:
– Becsaptad?
– Végülis be – habozott Alex – de hát ő csak egy üzleti partner.
– Anya és én is csak üzleti partnerek neked.